間違いが許されない文書の作成・管理業務を効率化する

法令を遵守し、事故を未然に防止するために、業務規程やマニュアルを整備し、その利用を促進することが企業力強化の一環として求められています。中でも現場レベルでのミスやコンプライアンス違反を防ぐために、事務規定やマニュアルの見直しと管理徹底が注目されています。 　これらの文書は関連する文書の種類が多く、ひとつの文書内には他文書の関連・参照箇所が多く含まれています。そのため、法改正などにより頻繁に行われる改訂作業において、複数の文書に同じ修正を加える作業の負荷は高く、修正漏れも発生しがちです。このような業務の基盤となる、間違いのない文書の作成・管理を強力に支援するのが、「xfy 規程・マニュアル ソリューション」です。

特長

改訂漏れのない文書作成環境

　 複数の文書に使用される共通記述や規程文を、「文書部品」として登録・使用できます。これにより、文書部品を組み合わせて効率よく文書を作成できるだけでなく、改訂時には部品を修正するだけで、その部品が組み込まれたすべての文書を一括更新でき、改訂漏れを防ぎます。また、どの部品 がどの文書で使用されているか、使用されている部品のバージョンは何かを管理できるため、複数の文書を横断した改訂漏れチェックも迅速に行えます。
　さらに、文書作成時に「テンプレート」を使用することで、章・節・項などの構成や使用可能な部品を制限できるため、複数の作成者で作業を分担しても文書の品質を均一に保つことができます。

漏れのない新旧対照表を自動的に作成

　改訂された文書をもとに監督官庁などへの提出に使用できる「新旧対照表」を自動生成します。これにより、文書の改訂漏れがすぐに確認できるだけでなく、改訂された部分の洗い出しも漏れなく行えます。
　また、同時に提出文書の原案も作成されるので、備考や説明文を追記したり、体裁を整えて、そのまま印刷およびPDF出力が可能です。

起案から承認、公開までの文書ライフサイクル管理

　文書起案時には、部品やテンプレートを用意することで、品質が均一に保たれた間違えのない文書作成を支援します。作成および改訂時には、文書校正支援ツール『Just Right!』との連携により、高精度な自動文書校正を実現します。また、変更履歴から該当の変更箇所にそのままアクセスできます。
　作成された文書の承認作業は、改訂前文書からの変更点を確認しながら行えるため、承認プロセスを簡素化できます。また、提出書類や社内向け通達文書作成に、新旧対照表を利用し迅速に書類作成ができます。その後、承認された文書は、Web ポータルで公開し、社内外からリアルタイムにアクセス可能となります。