導入事例

新潟県庁 文書検索・目録作成支援システムの構築により行政文書の適正管理を実現

新潟県では、ファイルサーバーに保管している行政文書を適正に管理することを目的として「新潟県文書検索・目録作成支援システム」を構築、2010年4月より運用を開始した。従来の紙ベースで運用していた文書決裁や保管に関する業務から、ファイルサーバーをベースとした新しいシステムに採用されたのは、ウルシステムズとジャストシステムが共同開発した「Document Intelligence」だった。

  • 導入の背景:文書作成・管理業務の効率化を目指し検索システムを中心とした利用環境を整備
  • 採用の理由:ファイルサーバーから>目的の文書をすばやく確実に検索できることが決め手に
  • 導入の成果:かしこい検索が可能な手軽さを実現。台帳作成業務の省力化にも期待。

導入の背景:文書作成・管理業務の効率化を目指し検索システムを中心とした利用環境を整備

新潟県庁ではこれまで、日々作成される行政文書は紙をベースに承認や保管をしていた。また、保管場所や保管期限などの利用ルールは部署ごとに委ねられていたため、文書が増大化するにつれ、使い勝手の改善、管理負荷の軽減への取り組みが急務だった。そこで新潟県庁は、文書作成・管理業務の効率化を目指し、検索システムを中心とした新しい文書利用環境の整備に着手した。